Bagi kamu yang sudah lama bekerja, pastinya notice period adalah istilah yang tidak lagi asing di telinga. Istilah ini digunakan saat karyawan mengajukan pengunduran diri di perusahaan tempat bekerja, menggambarkan masa transisi yang wajib diinformasikan sebelum karyawan benar-benar meninggalkan perusahaan.
Bahkan, notice period kerap ditanyakan kepada kandidat saat proses wawancara. Periode ini mungkin singkat, tetapi memainkan peran yang sangat penting, baik bagi karyawan maupun perusahaan.
Selama periode ini, perusahaan memiliki waktu untuk mencari pengganti karyawan dan mengatur alur kerja sehingga operasional harian tidak terganggu. Sementara itu, untuk karyawan, notice period adalah waktu pengalihan beban kerja kepada tim atau karyawan baru yang menjadi penggantinya.
Apa Itu Notice Period?
Singkatnya, notice period adalah periode waktu setelah karyawan memberitahukan pada perusahaan perihal pengunduran dirinya. Lama durasi ini bisa bervariasi, sesuai dengan kontrak kerja atau kebijakan perusahaan. Biasanya, periodenya antara 14 sampai 30 hari. Namun, jika posisinya lebih tinggi, misalnya untuk bagian supervisor, manajer, dan head, durasinya bisa sampai 60 atau 90 hari.
Selama rentang waktu tersebut, karyawan bisa mengatur beban kerja kepada tim apabila belum mendapatkan pengganti. Sementara untuk perusahaan, notice period adalah waktu yang diperlukan untuk mencari pengganti karyawan yang mengundurkan diri.
Diharapkan, perusahaan sudah mendapatkan pengganti sebelum hari terakhir karyawan bekerja. Dengan begitu, karyawan bisa segera memberikan beban kerja pada pengganti, sehingga operasional perusahaan tidak terkendala.
Tujuan Notice Period Bagi Perusahaan
Bagi perusahaan, notice period atau waktu transisi akan membantu bagian HR agar segera mencari pengganti karyawan yang mengundurkan diri. Agar lebih jelas, ini tujuan notice period untuk perusahaan:
1. Waktu untuk Mencari Pengganti
Seperti dijelaskan tadi, notice period adalah waktu untuk HR mencari karyawan baru sebelum posisi tersebut kosong terlalu lama. Sebab, menemukan kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan bukan perkara mudah. Proses seleksi, wawancara, hingga pelatihan memerlukan waktu yang tidak sebentar.
2. Handover Tugas Efektif
Serah terima pekerjaan jadi bagian penting saat masa transisi pengunduran diri. Notice period memberi kesempatan karyawan menyiapkan dokumen, menyusun instruksi, serta menjelaskan detail pekerjaan kepada pengganti atau tim yang melanjutkan.
Proses handover yang terstruktur akan mengurangi risiko kesalahan serta miskomunikasi. Dalam bidang seperti IT, detail teknis meliputi kode program, data sistem, hingga alur kerja harus dipaparkan jelas agar proyek tetap berjalan. Serah terima yang rapi mencerminkan profesionalisme karyawan sekaligus meninggalkan kesan yang positif.
3. Menyelesaikan Pekerjaan Tertunda
Tidak cuma itu, notice period juga menjadi waktu bagi karyawan untuk menyelesaikan semua pekerjaan yang belum selesai. Dengan begitu, beban pengganti nantinya tidak akan terasa berat. Selama periode ini, karyawan perlu menyelesaikan proyek yang mendesak dan mengatur semua dokumen penting agar bisa diakses oleh tim yang menggantikannya.
4. Menjaga Hubungan Baik
Dari sisi relasi di perusahaan, notice period menjaga relasi yang sehat dan profesional antara karyawan dengan perusahaan lama. Karyawan menunjukkan kepatuhan akan regulasi dan ketetapan perusahaan, sekaligus berkomitmen untuk menyelesaikan semua tugas dan tanggung jawab sebaik mungkin.
Dampak dari relasi yang terjaga tidak hanya menciptakan hubungan baik. Karyawan bisa mendapatkan referensi kerja lebih mudah, kolaborasi baru, hingga potensi untuk kembali dipekerjakan di perusahaan dengan penawaran yang lebih tinggi.
Cara Mengajukan Notice Period
Sebenarnya, notice period sudah menjadi ketetapan atau aturan di setiap perusahaan. Meski begitu, untuk beberapa kondisi, karyawan juga bisa mengajukan notice period yang lebih singkat dari durasi yang seharusnya didapatkan. Agar tetap terkesan profesional, ini cara pengajuan yang bisa kamu perhatikan:
1. Kirimkan Surat Pengunduran Diri
Karena berhubungan dengan pengunduran diri, maka pengajuan notice period secara otomatis akan muncul saat karyawan mengajukan surat resign dan disetujui oleh atasan serta bagian Personalia. Kirimkan surat pengunduran diri dengan bahasa sopan dan format yang rapi.
2. Alasan Pengunduran Diri
Memberi penjelasan mengenai alasan resign memang tidak wajib. Namun, hal ini bisa menambah kejelasan bagi perusahaan. Bisa jadi, perusahaan memberikan negosiasi agar karyawan tetap bekerja untuk mereka, misalnya promosi, kenaikan gaji, atau tunjangan.
Hal yang paling penting, pastikan untuk selalu memberikan alasan positif agar hubungan tetap baik, misalnya ingin mencari pengalaman baru atau fokus melanjutkan studi.
3. Tanggal Akhir Bekerja
Dalam surat pengunduran diri, sertakan pula tanggal pasti pengajuan resign. Sebab, waktu tersebut menjadi acuan untuk menentukan notice period. Misalnya, kamu mengirimkan surat resign pada tanggal 30 bulan Oktober. Beritahukan pada atasan dan bagian HR jika kamu terakhir bekerja pada tanggal 30 bulan November, jika notice period yang berlaku adalah 1 bulan.
Namun, jika kamu ingin lebih cepat, sampaikan pula pada perusahaan terkait hal tersebut. Misalnya, kamu harus meninggalkan perusahaan lebih cepat 14 hari dari waktu notice period yang diwajibkan. Biasanya, hal ini akan berdampak pada gaji terakhir yang diterima atau pemotongan cuti yang bisa diuangkan.
4. Bantuan Handover
Jangan lupa, berikan keterangan bahwa kamu akan menyelesaikan semua pekerjaan yang masih menjadi tanggung jawab sebelum hari terakhir bekerja. Tawarkan pula bantuan handover pekerjaan untuk karyawan baru, termasuk pemberian akses ke dokumen atau akun tertentu.
Temukan Karier IT Impian di Talent Hero!
Notice period merupakan bagian penting dari pengunduran diri yang profesional. Dengan memahami tujuan serta cara mengajukannya, kamu bisa meninggalkan perusahaan lama dengan kesan positif sekaligus menjaga hubungan baik.
Bila kamu siap melangkah ke tahap baru, terutama di bidang IT, Talent Hero dapat menjadi tempat terbaik untuk memulai. Platform ini menghubungkan talenta digital dengan perusahaan yang perlu kandidat berkualitas, sehingga peluang untuk menemukan kerja sesuai keahlian terbuka lebih lebar.
Tidak hanya itu, kamu juga bisa mendapatkan informasi terbaru seputar tips kerja dan karier, yang bisa menjadi acuan untuk tetap produktif. Yuk, download dan daftar di Talent Hero!