Offering letter atau surat penawaran kerja adalah dokumen resmi yang diberikan oleh perusahaan kepada calon karyawan setelah mereka berhasil melewati proses rekrutmen. Surat ini berfungsi untuk memberikan gambaran mengenai posisi yang ditawarkan, serta kompensasi yang akan diterima oleh calon karyawan. Bisaya, offering letter mencakup informasi tentang jabatan, gaji, tunjangan, jam kerja, dan lainnya.

Apa itu Offering Letter?

Offering letter atau surat penawaran kerja adalah surat resmi yang digunakan perusahaan untuk menawarkan posisi tertentu kepada calon karyawan. Surat ini menjadi bentuk komunikasi formal pertama antara perusahaan dan calon karyawan terkait penawaran kerja. 

Berbeda dengan kontrak kerja, offering letter lebih bersifat penawaran awal dan belum mengikat secara hukum sampai calon karyawan menyetujui dan menandatangani surat tersebut.

Pada dasarnya, offering letter tidak selalu wajib dalam proses perekrutan, namun banyak perusahaan menggunakannya untuk memberikan kejelasan dan transparansi kepada calon karyawan. Offering letter juga membantu memastikan bahwa kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama terkait syarat dan ketentuan pekerjaan sebelum menandatangani kontrak kerja, sehingga ada kejelasan hitam di atas putih.

Tujuan Offering Letter

Tujuan utama offering letter adalah memberikan gambaran yang jelas kepada calon karyawan mengenai detail pekerjaan yang ditawarkan.

Dengan adanya offering letter, calon karyawan dapat memahami posisinya nanti, dan berapa besaran gaji dan tunjangan yang diterima. Sebab, di dalam surat penawaran tersebut akan tertulis secara jelas dan rinci mengenai kompensasi.

Hal ini membantu calon karyawan untuk mengambil keputusan secara tepat sebelum menandatangani kontrak kerja.

Selain itu, offering letter juga berfungsi untuk menghindari kesalahpahaman di masa depan antar perusahaan dan karyawan baru sehingga jika terjadi ketidaksesuaian maka calon karyawan mengacu pada perjanjian awal.

Isi dalam Offering Letter

Offering letter biasanya memuat beberapa poin penting yang dapat memberikan pemahaman menyeluruh kepada calon karyawan mengenai tawaran kerja. Berikut penjelasan rinci mengenai elemen – elemen yang umumnya ada dalam offering letter:

Judul

Umumnya, judul offering letter mencakup kata – kata seperti “Surat Penawaran Kerja” atau “Offering Letter” agar penerima memahami tujuan dokumen tersebut. Judul biasanya ditulis dengan format formal dan jelas di bagian atas surat.

Tanggal dan Nomor Surat

Tanggal menunjukkan kapan surat diterbitkan, sementara nomor surat menjadi referensi resmi bagi perusahaan. Tanggal dan nomor surat biasanya diletakkan di bagian atas surat.

Informasi calon karyawan

Informasi ini mencakup identitas calon karyawan seperti nama lengkap, alamat, no kontak. Bagian ini berfungsi agar tidak terjadi kekeliruan dalam menyampaikan penawaran kepada pihak yang bersangkutan.

Salam pembuka

Biasanya, salam pembuka diawali dengan sapaan formal seperti “Yang Terhormat”, “Dengan Hormat” atau “Salam Sejahtera”, yang disertai dengan nama lengkap calon karyawan. Salam pembuka ini akan memberikan kesan profesional sekaligus menghormati calon karyawan yang dituju.

Di Bagian ini Anda juga dapat menuliskan jabatan atau posisi yang ditawarkan pada calon karyawan.

Anda dapat melanjutkan dengan kalimat berikut:

“Dengan ini kami menyampaikan perihal penawaran kerja untuk bergabung dengan perusahaan kami di PT. ABC dengan posisi sebagai Back End Developer.

Status karyawan

Menjelaskan status kepegawaian calon karyawan, apakah sebagai karyawan tetap, kontrak, atau percobaan (probation).

Gaji dan tunjangan

Bagian ini berisi rincian mengenai gaji pokok, bonus, tunjangan kesehatan, asuransi, dan benefit lainnya yang ditawarkan kepada calon karyawan. Anda juga bisa mencantumkan potongan pajak seperti pph 21, potongan bpjs kesehatan, dan potongan bpjs ketenagakerjaan.

Tanggal mulai bekerja

Tanggal mulai bekerja biasanya ditentukan berdasarkan kesepakatan antara perusahaan dan calon karyawan. Hal ini berguna untuk memastikan kepada calon karyawan secara resmi memulai tugas dan tanggung jawabnya di perusahaan.

Hari dan jam kerja

Hari dan jam kerja biasanya dijelaskan secara jelas dalam offering letter. Informasi ini mencakup hari kerja reguler, waktu mulai dan berakhirnya jam kerja, serta kemungkinan adanya shift atau lembur.

THR dan cuti

Penawaran kerja umumnya mencantumkan hak – hak karyawan terkait Tunjangan Hari Raya (THR) dan cuti. Hak cuti bisa mencakup cuti tahunan, cuti sakit, cuti melahirkan, serta cuti lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.

Salam penutup

Salam penutup pada offering letter biasanya ditulis dengan bahasa yang sopan dan profesional. Salam penutup ini juga memberikan rasa hormat dan penghargaan kepada calon karyawan atas minatnya untuk bergabung dengan perusahaan.

Tanda tangan dan nama

Bagian terakhir dari surat penawaran kerja biasanya memuat tanda tangan pihak perusahaan yang berwenang serta calon karyawan menerima penawaran tersebut. Tanda tangan ini menandakan kesepakatan dan persetujuan terhadap isi offering letter.

Contoh Offering Letter

Contoh offering letter dalam Bahasa Indonesia

Tahapan Offering Letter

Tahapan pembuatan offering letter biasanya melibatkan beberapa langkah. Pertama, pihak HR atau manajer perekrutan menyusun draft berdasarkan kesepakatan dengan tim manajemen terkait jabatan, gaji, dan benefit lainnya. Setelah draft selesai, surat diperiksa ulang untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang kurang lengkap.

Tahap berikutnya adalah mengirimkan offering letter kepada calon karyawan. Umumnya, pengiriman dapat dilakukan melalui email, tergantung kebijakan perusahaan. Calon karyawan kemudian diberikan waktu untuk membaca, memahami, dan memberikan tanggapan. Jika calon karyawan setuju, offering letter akan ditandatangani sebagai tanda persetujuan.

Jika tidak ada ketidakjelasan atau negosiasi lebih lanjut, calon karyawan dapat berkomunikasi dengan pihak HR atau perekrut sebelum memberikan keputusan akhir. Setelah penandatanganan, penawaran kerja dapat dijadikan dasar untuk menyusun kontrak kerja resmi.

Dengan menyusun offering letter yang profesional, perusahaan dapat menunjukkan komitmen terhadap transparansi dan profesionalisme sejak awal. Pastikan setiap elemen dalam offering letter disampaikan dengan jelas untuk menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.

Jika Anda sedang mencari kandidat dan ingin mempermudah proses rekrutmen dan manajemen di perusahaan, yuk gunakan aplikasi rekrutmen karyawan. Baca artikel lebih lanjut disini: Rekomendasi Aplikasi Rekrutmen Karyawan Terbaik untuk Perekrut.