Dalam mendapatkan kandidat yang sesuai ada beberapa tahapan yang perlu dilalui, dari background check, screening kandidat, hingga wawancara. Terdapat beberapa langkah untuk melakukan proses screening yaitu memperhatikan persyaratan, melakukan screening dengan metode skimming, dan lainnya. Yuk baca lebih lengkapnya di artikel ini: Cara Screening CV Karyawan Agar Mendapatkan Talenta yang Tepat.

Balik ke topik awal, umumnya, background check bertujuan untuk memastikan keakuratan informasi yang diberikan calon karyawan. Beberapa hal yang umumnya dicek meliputi riwayat pendidikan, pengalaman kerja sebelumnya, catatan criminal, serta referensi dari rekan kerja. Tak jarang, perusahaan juga melakukan pemeriksaan media sosial untuk menilai kepribadian atau jejak digital kandidat.

Apa itu Background Check Karyawan?

Background check karyawan adalah proses verifikasi dan pemeriksaan informasi yang diberikan oleh calon karyawan.

Biasanya dilakukan oleh tim recruiter dengan tujuan untuk memastikan bahwa data yang diberikan akurat dan tidak menyesatkan. 

Selain data pribadi, background check juga mencakup hal – hal seperti rekam jejak di perusahaan sebelumnya, status hukum, hingga bagaimana aktivitas kandidat di sosial media.

Proses ini bukan untuk mencari – cari kesalahan kandidat, melainkan bagian dari due diligence yang wajib dilakukan perusahaan sebelum mengambil keputusan penting.

Tujuan dari Background Check

Ada beberapa tujuan utama mengapa background check menjadi langkah krusial dalam proses rekrutmen:

• Mengkonfirmasi kebenaran informasi mengenai pendidikan, pekerjaan, dan lainnya yang diberikan oleh individu.
• Mendeteksi adanya catatan criminal, perilaku kekerasan, atau indikasi lain yang dapat membahayakan keamanan lingkungan kerja, dan aset perusahaan.
• Mengidentifikasi riwayat keuangan yang buruk atau indikasi potensi perilaku tidak jujur, terutama untuk posisi yang melibatkan tanggung jawab keuangan.
• Mencari informasi alasan kenapa kandidat meninggalkan perusahaan sebelumnya.
• Melengkapi informasi yang diperoleh dari wawancara dan resume dengan data factual dari sumber terpercaya.

Langkah – langkah Melakukan Background Check

Melakukan background check tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada tahapan – tahapan sistematis yang perlu diikuti agar prosesnya berjalan lancar, objektif, dan sesuai etika yang berlaku.

Memberikan informasi kepada kandidat

Langkah pertama yang tidak boleh dilewatkan adalah memberikan pemberitahuan dan meminta persetujuan tertulis dari kandidat sebelum background check dilakukan. Hal ini berguna untuk menjaga transparansi dan melindungi hak privasi calon karyawan.

Kandidat perlu tahu data apa saja yang akan dicek, mengapa hal tersebut dilakukan, dan bagaimana informasi mereka akan digunakan. Anda perlu membuat dokumen yang menjelaskan tujuan secara tertulis.

Dokumen ini bisa dikirim lewat email atau diberikan langsung. Pastikan kandidat membacanya, memberikan persetujuan, dan menandatangani. Setelah itu, simpan salinannya sebagai arsip.

Lakukan verifikasi data kandidat

Setelah mendapatkan persetujuan, langkah berikutnya adalah memverifikasi data yang telah dikirimkan oleh kandidat. Verifikasi ini dilakukan dengan mencocokkan informasi yang tercantum dalam CV dengan dokumen yang diberikan kandidat.

Verifikasi identitas

Langkah pertama dalam proses verifikasi adalah memastikan bahwa identitas kandidat benar dan valid. Dokumen seperti KTP, Kartu Keluarga, dan NPWP harus dicocokkan dengan data yang tercantum dalam dokumen lamaran.

Validitas identitas sangat penting, terutama untuk posisi yang menyangkut akses ke sistem internal perusahaan.

Riwayat pekerjaan

Setelah identitas dikonfirmasi, Anda perlu memverifikasi riwayat pekerjaan kandidat. Ini dapat dilakukan dengan menghubungi perusahaan tempat kandidat bekerja sebelumnya untuk memastikan masa kerja, posisi terakhir, tanggung jawab utama, dan alasan berhenti. Mintalah testimoni atau penilaian dari atasan langsung atau rekan kerja terdahulu.

Riwayat pendidikan

Verifikasi terhadap latar belakang pendidikan perlu dilakukan untuk memastikan bahwa kandidat benar – benar memiliki kualifikasi yang disebutkan dalam CV.

Biasanya, recruiter akan mengecek jurusan, akademik, no ijazah dan gelar dari kandidat  yang dimana dapat dilihat secara online. 

Tak jarang, perusahaan menemukan ketidaksesuaian antara pendidikan dengan data sebenarnya, sehingga tahapan ini tidak boleh dilewatkan begitu saja.

Riwayat kesehatan

Pemeriksaan terhadap riwayat kesehatan kandidat biasanya dilakukan untuk posisi-posisi tertentu yang memiliki tuntutan fisik khusus atau yang berkaitan langsung dengan keselamatan kerja, seperti pekerjaan di lapangan, di pabrik, atau di lingkungan medis. Tujuannya bukan untuk mendiskriminasi, melainkan memastikan bahwa kondisi kesehatan kandidat sesuai dengan kebutuhan pekerjaan dan tidak membahayakan dirinya sendiri atau orang lain.

Biasanya, perusahaan akan meminta surat keterangan sehat dari fasilitas kesehatan resmi atau bahkan mengatur pemeriksaan medis khusus sebelum proses onboarding. Pemeriksaan ini bisa mencakup tes kesehatan umum, tes mata, pendengaran, dan, dalam beberapa kasus, tes narkoba. Informasi kesehatan yang diperoleh harus dijaga kerahasiaannya dan hanya digunakan sesuai dengan persetujuan kandidat serta ketentuan hukum yang berlaku.

Catatan Kriminal

Mengecek catatan kriminal merupakan salah satu langkah penting dalam background check. Pemeriksaan ini dilakukan untuk mengetahui apakah kandidat memiliki riwayat pelanggaran hukum serius yang dapat membahayakan lingkungan kerja atau citra perusahaan.

Perusahaan bisa melakukan pengecekan melalui kepolisian atau instansi hukum terkait dengan izin resmi dari kandidat.

Namun, perlu ditekankan bahwa memiliki catatan kriminal bukan berarti kandidat otomatis tidak layak. HRD harus menilai konteks dari pelanggaran tersebut, seperti kapan kejadiannya, jenis pelanggaran, dan apakah kandidat sudah menjalani proses hukum hingga tuntas.

Referensi dari rekan kerja

Selain informasi formal dari HR perusahaan sebelumnya, menggali referensi dari rekan kerja kandidat bisa memberikan gambaran yang lebih menyeluruh mengenai sikap, etika kerja, dan kemampuan berkomunikasi kandidat dalam lingkungan kerja nyata.

Rekan kerja, terutama yang pernah bekerja langsung dalam satu tim, biasanya bisa memberikan insight yang lebih personal mengenai bagaimana kandidat berkolaborasi, menyelesaikan konflik, atau menghadapi tekanan.

Referensi ini bisa diperoleh melalui wawancara singkat via telepon atau email dengan orang-orang yang sebelumnya bekerja bersama kandidat. 

Riwayat Kredit

Pemeriksaan ini biasanya dilakukan dengan bekerja sama dengan lembaga keuangan atau biro kredit resmi yang memiliki akses ke data riwayat pembayaran dan pinjaman seseorang.

Informasi seperti apakah kandidat memiliki tunggakan yang signifikan, sering terlambat membayar utang, atau memiliki catatan kredit yang buruk, dapat menjadi pertimbangan tambahan dalam proses rekrutmen.

Karena apabila kandidat memiliki riwayat kredit yang buruk, takutnya di masa depan kandidat tersebut melakukan pinjaman online dengan memakai informasi perusahaan mereka bekerja saat ini.

Jejak Digital dan Media Sosial

Di era digital seperti sekarang, jejak digital di media sosial juga menjadi pertimbangan dalam proses background check.

Perusahaan ingin memastikan bahwa kandidat tidak memiliki rekam jejak online yang negatif, seperti menyebarkan ujaran kebencian, konten tidak etis atau melakukan tindakan yang merugikan reputasi pribadi maupun institusi.

Pemeriksaan ini dilakukan dengan menelusuri akun media sosial seperti LinkedIn, Instagram, Facebook, atau Twitter.

Buat laporan evaluasi

Setelah seluruh proses verifikasi data dan pemeriksaan selesai dilakukan, selanjutnya langkah yang perlu Anda lakukan yaitu menyusun laporan evaluasi.

Laporan ini harus memuat hasil dari setiap aspek background check yang telah Anda telusuri, mulai dari identitas, riwayat pekerjaan, pendidikan, kesehatan, hingga jejak digital. 

Susunlah laporan ini seinformatif mungkin, sehingga Anda bisa melakukan diskusi dengan user atau tim HR apakah kandidat sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau tidak.

Gunakan jasa pihak ketiga (Jika Perlu)

Dalam praktiknya, tidak semua perusahaan memiliki waktu dan sumber daya yang cukup untuk melakukan background check secara menyeluruh dan detail. Oleh karena itu, menggunakan jasa pihak ketiga dapat menjadi solusi.

Biasanya, pihak ketiga sudah berpengalaman dalam melakukan pemeriksaan latar belakang secara mendalam dan legal, serta memahami aturan – aturan yang berlaku terkait perlindungan data pribadi sehingga hasil yang dikeluarkan lebih cepat.

Buat keputusan

Setelah seluruh data dan hasil pemeriksaan dikumpulkan dan dianalisis, tibalah saatnya tim HR mengambil keputusan. Keputusan ini harus diambil secara adil berdasarkan fakta yang diperoleh.

Jika hasil evaluasi menunjukkan menunjukkan bahwa kandidat memiliki rekam jejak yang baik dan sesuai, maka proses perekrutan dapat dilanjutkan.

Sebaliknya, jika ditemukan informasi yang bertentangan dengan kebijakan atau standar perusahaan, maka hal tersebut bisa menjadi alasan untuk menghentikan proses rekrutmen.

Namun, Anda harus tetap memberikan informasi ini ke kandidat agar mereka mendapatkan kepastian. Di samping itu, jelaskan kenapa alasan mereka gagal untuk ke tahap selanjutnya, jika ada informasi yang dirasa janggal ada baiknya meminta kandidat untuk mengklasifikasikannya.

Melakukan background check karyawan menjadi langkah penting untuk memastikan bahwa kandidat yang Anda rekrut benar - benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 

Jika Anda mau proses rekrutmen menjadi lebih mudah, termasuk background check calon karyawan? Yuk, gunakan Talent Hero! Tim kami bisa membantu Anda untuk melakukan background checking. Permudah pencarian kandidat terbaik dengan solusi rekrutmen dari Talent Hero: Rekrut Talenta Terbaik dengan Aplikasi Rekrutmen Karyawan Talent Hero.